Thursday, March 11, 2010

ORGANISASI MERUPAKAN SISTEM TERBUKA


Organisasi Sistem Terbuka


Organisasi adalah sekelompok individu yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu dalam suatu sistem kerja yang mempunyai kejelasan dalam pembagian kerja atau peran. Organisasi memilki subsistem yang saling berhubungan dan membutuhkan untuk menguatkan organisasi dalam mencapai tujuan organisasi tersebut. Organisasi merupakan sekumpulan orang yang bekerja bersama dalam suatu divisi untuk mencapai tujuan bersama (Schermerhorn, dkk., 1997:9). Tujuan ini tidak saja untuk organisasi itu sendiri melainkan juga untuk kepentingan masyarakat.
Organisasi sebagai sistem terbuka adalah organisasi yang berinteraksi dengan lingkungan dengan kata lain organisasi yang menerima sesuatu dari suatu sistem dan melepaskannya kepada sistem yang lain. Organisasi merupakan suatu sistem terbuka karena selalu berinteraksi dengan lingkungannya. System terbuka adalah “sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya”. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya, sehingga harus memiliki sistem pengendalian yang baik. Lingkungan dapat dilakukan dengan dua arah yaitu organisasi dipenuhi perubahan dan sebaliknya lingkungan dipengaruhi oleh organisai. Adapun lingkungan organisasi terdiri atas lingkungan mikro dan makro. Organisasi sebagai sistem terbuka membutuhkan input dari lingkungan, dan akan menjual produk ke lingkungan sekitarnya. Dalam menganalisis lingkungan, kompleksitas lingkungan perlu diperhatikan. Kompleksitas lingkungan merupakan estimasi besarnya problem dan kesempatan dalam lingkungan organisasi. Kompleksitas ini dipengaruhi oleh  3 faktor, yaitu : tingkat kekayaan, tingkat interdependensi, dan derajat ketidakpastian. 
Kalau sistem organisasi tertutup banyak berpengaruh pada administrasi negara, maka sistem terbuka ini banyak mempunyai pengaruh pada administrasi perusahaan. Walaupun pada akhir-akhir ini banyak perubahan terjadi bahwa administrasi negara pun telah banyak menggunakan sistem terbuka ini. Akan tetapi, pada awalnya sistem terbuka ini banyak mempengaruhi organisasi-organisasi dan administrasi perusahaan. Seperti halnya model tertutup, model terbuka ini pun banyak nama samarannya, misalnya seperti Collegial, competitive, freemarket, informal, natural, dan organic. Demikian pula model sistem terbuka ini dapat dikelompokan dalam tiga aliran (school) seperti misalnya: Aliran Human Relation, Aliran Pengembangan Organisasi (Organizational Development), dan Aliran Organisasi sebagai sesuatu unit yang berfungsi di dalam lingkungannya.
Sistem terbuka sebagaimana ditekankan pada aliran yang ketiga di atas, mengutamakan adanya interaksi hubungan yang berkelangsungan dengan lingkungannya. Dengan demikian, sistem ini akan mencapai suatu tingkat dinamika tertentu atau keseimbangan dinamis. Sementara itu, sistem ini masih mempunyai kemampuan yang berkelanjutan untuk melangsungkan kerja dan melakukan transformasi ke pihak lain. Sistem ini mempunyai proses putaran yang kontinu yang menyebabkan daya hidupnya berkelangsungan. Dan organisasi dipandang sebagai hal yang dinamis yang senantiasa berubah, bukannya sebagai mesin yang gerak operasinnya ajek, rutin, dan statis.
Bahan-bahan masukan yang berasal dari lingkungan, diterima oleh sesuatu organisasi. Kemudian organisasi tersebut memproses sebagai salah satu kegiatannya untuk mencapai tujuan organisasi. Hasil pemrosesan ini dikirim dan diterima oleh lingkungan baik berupa barang-barang atau jasa pelayanan. Hasil ini dirasakan oleh masyarakat sebagai unsur lingkungan dari organisasi tersebut. Dan lingkungan memberikan umpan balik kepada organisasi. Umpan balik ini sebagai bahan masukan baru untuk diolah dan diproses didalam organisasi. Dengan cara demikian organisasi mencapai tingkat keseimbangan yang dinamis dengan lingkungannya. Karena ia dirangsang untuk mendapatkan potensi baru guna melanjutkan kelangsungan hidupnya.
Dalam pengertian yang umum, sistem terbuka ini lebih menekankan saling hubungan dan saling ketergantungan antara unsur-unsur oranisasi yang bersifat sosial dan teknologi. Organisasi dipertimbangkan sebagai serangkaian variabel yang saling berhubungan, di dalam hal-hal tertentu berubahnya satu variabel akan menyebabkan berubahnya variabel lainnya. Sistem sosial termasuk didalam organisasi formal diperlakukan sebagai suatu sistem yang terbuka, karena sistem ini secara terus-menerus melakukan transaksi dengan lingkungan luarnya. Selain itu, secara mutlak sistem ini sangat tergantung dengan faktor sekelilinganya didalam usaha mendapatkan sumber-sumber yang dibutuhkan untuk kelangsungan hidupnya. Sistem organisasi terbuka seperti ini tidak hanya terbuka bagi lingkungannya saja, akan tetapi terbuka pula bagi dirinya sendiri. Itulah sebabnya Buckly menyebutnya sistem terbuka ini menyesuaikan pada lingkungannya dengan cara melakukan perubahan-perubahan susunan dan proses dari  komponen-komponen di dalam organisasi itu sendiri.
Karakteristik dari sitem terbuka ini menurut Burns dan Stalker merupakan kebalikan dari 12 butir karakteristik dari sistem tertutup. Seperti misalnya:
1)      Tugas-tugas yang tidak rutin berlangsung dalam kondisi-kondisi yang tidak stabil.
2)      Pengetahuan spesialisasi menyebar pada tugas-tugas pada umumnya. Berbeda dengan sistem tertutup bahwa pemahaman dari spesialisasi tugas itu pengetahuan spesialisasinya dimiliki oleh masing-masing orang yang barang kali hanya bisa dipergunakam jika menguntungkan orang tersebut untuk mengatasi  berbagai tugas organisasi.
3)      Hasil (atau apa yang bisa dikerjakan) diutamakan
4)      Konflik di dalam organisasi diselesaikan dengan interaksi diantara teman sejawat.
5)      Pencairan pertanggungjawaban ditekankan. Dalam hal ini tugas-tugas yang bersifat formal dikesampingkan untuk melibatkan semua anggota didalam memecahkan persoalan-persoalan organisasi.
6)      Rasa pertanggungjawaban yang loyalitas seseorang adalah pada organisasi secara keseluruhan, tidak hanya pada subunit organisasi yang telah dibebankan kepada seseorang pejabat.
7)      Organisasi dipandang sebagai struktur network yang merembes (fluiding network structure) (dalam hal ini organisasi dilihat sebagai amoeba).
8)      Pengetahuan atau informasi dapat berada dimana saja di dalam organisasi (misalnya, setiap orang mengetahui sesuatu yang bergayutan dengan organisasinya. Tidak semua orang termasuk kepala atau pimpinan dapat mengetahui semua hal).
9)      Interaksi di antara orang-orang di dalam organisasi cenderung bergerak secara horizontal, selancar geraknya interaksi vertikal.
10)  Gaya interaksi yang diarahkan untuk mencapai tujuan lebih berifat pemberian saran disbandingkan dengan pemberian instruksi, dan disifati dengan mitos setia kawan dengan mengesampingkan hubungan antara atasan-bawahan.
11)  Hasil tugas dan pelaksanaan kerja yang baik diutamakan, bukannya menekankan pada loyalitas dan kepatuhan pada seseorang atasan.
12)  Prestise ditentukan dari pihak luar (externalized) misalnya kedudukan atau status seseorang di dalam organisasi sangat ditentukan oleh kemampuan professional dan reputasi seseorang.
Karakteristik ini seperti halnya karakteristik system tertutup merupakan tipe yang ideal bagi sesuatu system organisasi. Pemahaman lebih lanjut dari sistem terbuka ini seperti yang dikatakan oleh Nigro dan Nigro: “kerangka dasar sistem ini memulai dari preposisi teori bahwa semua organisasi-organisasi sosial memberikan peranan tertentu terhadap karakteristik system ini”. Adapun karakteristik sistem terbuka menurut Nigro sebagai berikut:
1)      Secara ajek system terbuka ini mencari dan memerlukan sumber-sumber (inputs) dalam bentuk material dan kemanusiaan.
2)      Organisasi mentransformasikan inputs dalam bentuk hasil-hasi seperti barang-barang dan jasa pelayanan melalui proses teknologi dan sosial. Proses ini sering kali dinamakan throughput.
3)      Sistem terbuka mengirimkan hasil produksinya ke pihak luar yakni lingkungannya, dan hasil-hasilnya tersebut biasanya merupakan bahan masukan bagi organisasi kelompok-kelompok dan atau individu-individu lainnya.
4)      Stuktur oganisai dikembangkan disekitar aktivitas-aktivitas yang telah mempola dalam bentuk yang ajek yakni dalam putaran input, throughput, dan output.
5)      Organisasi hidup dan menolak disorganisasi misalnya entropi, dengan mengembangkan suatu mekanisme yang beragam untuk meneliti, menyimpan, dan mengalokasikam sumber-sumber yang langka secara efisien.
6)      Umpan balik, dalam bentuk informasi mengenai keadaan lingkungannya, pelaksanaan organisasi, dan aktivitas-aktivitas ke dalam, membuat system terbuka memperhatikan tujuan-tujuan organisasi dengan mengontrol aktivitas-aktivitas baik di dalam ataupun di luar organisasi.
7)      Sistem terbuka menginginkan adanya keseimbangan dan kestabilan antara faktor-faktor di dalam ataupun di luar organisasi. Dan keseimbangan tersebut dicapai lewat adaptasi terhadap perubahan-perubahan lingkungan yang signifikan.
8)      Setiap waktu, pengembangan structural dan spesialisasi tugas merupakan jawaban-jawaban umum yang sistematik dalam rangka mencari sumber-sumber dan adaptasi. Dan struktur-struktur koordinasi dan pengendalian dalam manajemen merupakan hal yang amat penting.

Kelemahan organisasi terbuka
Organisasi dengan sistem terbuka menerima masukan tertentu, seperti bahan baku, informasi, tenaga kerja, dan peralatan. Di sisi lain organisasi juga menghasilkan produk yang dilepas, disalurkan dan diterima oleh sistem lain. Proses ini berlangsung terus menerus tanpa ada hentinya. Jika suatu organisasi gagal memperoleh masukan yang diperlukan dari sistem lain dan jika keluarannya tidak diserap atau ditolak sistem lain maka, organisasi lama-kelamaan akan hilang eksistensinya. Hal ini yang kemudian membuat suatu organisasi atau industri bubar atau bangkrut.


DAFTAR PUSTAKA
Thoha, Miftah. 2008. Ilmu Administrasi Publik Kontemporer. Jakarta: Kencana Prenada Media Group

No comments:

Post a Comment